Journée d’étude Administrer par les archives [IRHT (Paris)] du 1er juin 2016

Journée d’étude

Administrer par les archives

1er juin 2016

Accueil par François Bougard, directeur de l’Institut de recherche et d’Histoire des textes, qui insiste sur les missions de l’IRHT, notamment l’étude de la transmission écrite de la pensée humaine.

Pierre Chastang (DYPAC) et Laurent Feller (Lamop) : Présentation du projet « Administrer par l’écrit »

« Administrer par l’écrit » est une thématique commune qui a permis de rassembler les chercheurs de plusieurs institutions (Centre Jean Mabillon, DYPAC, IRHT et Lamop) autour d’un projet commun, né de deux journées d’étude organisées les 30 et 31 janvier 2015 par Harmony Dewez, Mathilde Geley, Emmanuelle Portugal et Lucie Tryoen, étudiantes de DYPAC et du Lamop. Lors de ces journées, la parole avait été confiée à des étudiants de Master et aux doctorants de ces deux institutions. De ce point de départ, la réflexion sur l’administration des choses et le gouvernement des hommes a continué et donné naissance à un séminaire mutualisé dont les trois premières séances (qui se sont déroulées aux Archives nationales) ont correspondu à celles des séminaires des institutions concernées. Ce séminaire transpériode a pour objectif de servir de lieu de rencontre et d’échanges pour les étudiants et les chercheurs sur les thématiques abordées. La journée d’étude du 1er juin apparaît ainsi comme le point d’orgue de cette première année et doit servir de bilan pour déterminer comment on administre les patrimoines et comment on contrôle les hommes à travers les archives.

Olivier Guyotjeannin (CJM/École nationale des chartes) : Introduction (lue par Isabelle Bretthauer (DYPAC))

Regarder de plus près les archives est devenu une perspective forte pour les historiens, y compris outre-Atlantique, avec en arrière-plan une tendance à la sanctuarisation des archives. Administrer par les archives suppose que l’on peut inventer, détourner et recycler l’information, comme on peut le constater dans les inventaires ; cela induit également qu’il faut composer des index et des outils de repérage. Ce travail d’organisation est le produit d’un passage par les écoles et/ou les études notariales. Il peut s’accompagner d’incohérences et de ratages. Les rouleaux de la chancellerie anglaise par exemple sont un cauchemar pour la recherche. Ces inventaires ont des plans et des mobiles tout aussi variés que ceux des cartulaires, avec une grande diversification typologique qui s’observe dans l’ensemble de la chrétienté latine.

L’intérêt pour les documents d’archives et les inventaires médiévaux et modernes apparaît dès le XIXe siècle, lié à la volonté de retourner à l’état naturel des archives avant les inventaires révolutionnaires. Face à la masse documentaire, malgré les pertes, il est difficile d’établir une typologie simple, sachant que les inventaires anciens sont souvent des inventaires de droits et non des inventaires d’archives (comme le remarquait déjà Peter Rück). Dans ces conditions, il faut être attentif aux méthodes de travail des compilateurs et des archivistes qui sont imprégnés de culture notariale, mais aussi souvent universitaire. Les inventaires offrent ainsi des jalons précieux pour saisir la culture numérique et alphabétique, mais aussi les chevauchements linguistiques dans les zones de contact.

Olivier Canteaut (CJM/École nationale des chartes), Sébastien Hamel (IRHT), Dominique Stutzmann (IRHT) : « Recherche d’information dans les registres de la chancellerie royale française du XIVe au XXIe siècle : rubriques, tables, regestes et indexation automatique du plein texte »

Les intervenants présentent des travaux portant sur les registres de la chancellerie royale française et leurs systèmes de repérage de l’information. Cette chancellerie a produit sur deux siècles et demi (XIVe-XVIe siècle) 230 registres qu’il s’agit d’étudier pour comprendre comment les contemporains y mettaient en évidence les informations, comment ils y accédaient et comment les méthodes actuelles de la recherche historique permettent de mieux les appréhender grâce aux systèmes numériques d’indexation ; ce dernier point fait actuellement l’objet du projet de recherche HIMANIS, HIstorical MANuscript Indexing for user-controlled Search (http://www.irht.cnrs.fr/fr/recherche/les-programmes-de-recherche/himanis).

Qu’entendons-nous par « registre de chancellerie » ? Les premiers registres, tenus durant le règne de Philippe Auguste, contiennent des copies des actes envoyés ou reçus et passés par la chancellerie royale. Ils sont réalisés à partir d’un matériel documentaire déjà réuni par l’administration royale, puis sont repris et complétés de multiples additions. Il ne s’agit donc pas de registres stricto sensu, c’est-à-dire tenus au jour le jour, mais de « registres-cartulaires ». En 1300, apparaît le premier registre « chronologique », copiant des actes au fur et à mesure de leur expédition par la chancellerie (Archives nationales, JJ 38). Il y a donc un vrai retard de la chancellerie royale française dans l’archivage continu des informations qu’elle produit par rapport à ses homologues étrangers (on pense à l’Angleterre et à l’Aragon) ou à d’autres services de l’administration royale (le Parlement à partir du milieu du XIIIe siècle ; la Chambre des comptes à partir de 1297 avec son « Livre rouge »). À partir de 1302, une deuxième série de registres apparaît, dédiée aux actes temporaires (actes scellés sur double queue), la série ouverte en 1300 étant exclusivement dévolue aux chartes. Il semble qu’à partir de 1307, cette dernière devienne quasiment exhaustive.

La série des registres de la chancellerie royale française constitue la plus importante série documentaire produite par l’administration royale après celle du Parlement. Un problème se pose alors : la difficile maîtrise des informations que ces registres contiennent. Ce constat est valable depuis le Moyen Âge jusqu’au XXIe siècle.

Tentatives médiévales pour accéder aux informations des registres

Les registres-cartulaires du XIIIe siècle facilitent la consultation de leur contenu grâce à leur plan méthodique raffiné, mais ce classement rend difficile les mises à jour (quelques feuillets sont ponctuellement laissés blancs mais ils ne sont jamais suffisants) et les ajouts finissent par brouiller le plan initial. Dans le contexte d’inflation documentaire, ce système connaît une faillite dès le règne de Louis IX, ce qui pousse à adopter un enregistrement chronologique des actes. Dans ce nouveau système, il est difficile de trouver un acte car l’enregistrement n’est pas associé à un classement méthodique. La chancellerie royale française opère des choix pratiques manifestement moins efficients que d’autres administrations contemporaines : la chancellerie de Naples ou celle d’Alphonse de Poitiers associent à l’enregistrement chronologique un classement plus ou moins fin, par matière ou, plus souvent, suivant la typologie juridique et diplomatique des actes. Certaines chancelleries créent également de petits dossiers cohérents grâce à des techniques de mise en page simples : par exemple dans un registre aragonais, le scribe indique un titre en tête d’une page puis laisse les deux pages suivantes vierges. La chancellerie royale française a cherché à faire de même : on peut observer des feuillets blancs dans une série de registres, là où le scribe a pensé que des ajouts ultérieurs pourraient être utiles, mais il s’agit d’une tentative ponctuelle non poursuivie.

En l’absence de classement méthodique, les actes ne sont pas pour autant classés par ordre chronologique : le fait que l’enregistrement prenne place à la fin du processus d’expédition implique que l’ordre des actes ne correspond pas forcément à l’ordre dans lequel ils ont été datés et produits sous forme d’expédition ; de plus, les retards d’enregistrement et l’enregistrement par liasses sont fréquents. Sous Charles V, les premières tentatives de repères ponctuels pour signaler la chronologie sont mises en place ; à partir de 1450, on observe une structure chronologique plus stable pour chaque registre. Mais un problème reste : comment retrouver un acte si l’on n’en connaît pas la date ? Comment se retrouver dans l’ensemble des informations que les registres contiennent ?

Le premier outil est constitué par des tables placées en tête de volume, réunissant des regestes apposés au début de chaque acte. Il s’agit d’un travail réalisé a posteriori, à l’exception de quelques registres sous Philippe V, où les actes sont accompagnés de quelques mots en guise de regestes. À partir de 1313, plusieurs apparats sont progressivement établis : les actes sont numérotés dans une poignée de registres (par un notaire actif entre 1315 et 1317) ; des regestes détaillés sont inscrits vers 1320 (pratique poursuivie vers 1323-1326) ; les actes sont finalement renumérotés en rouge pour les corrections et l’on confectionne des tables peu après 1338. Il faut donc 40 ans pour la mise en place pérenne d’éléments de repérage au sein des registres. Mais il reste cependant des registres qui ne bénéficient pas de ces traitements, tel le registre JJ 38, finalement doté d’une table formulaire au cours du XIVe siècle. Après 1355, on observe la fin des efforts pour doter les registres d’un apparat pour faciliter leur consultation. Ce travail reprend sous le règne de Charles VI, durant lequel on traite les registres concernant la période 1355-1397.

On tente également de dresser une table générale des registres. Un tel projet apparaît pour la première fois en 1318 à l’initiative de Pierre d’Étampes et un scribe entreprend alors de copier des regestes dans un volume spécifique. Le projet n’est cependant pas mené à terme : il y a alors près de 4000 regestes à produire ! Une telle entreprise renaît par la suite à travers le répertoire dit « de 1420 » : il s’agit de trois énormes volumes contenant des regestes réalisés à partir des registres de la chancellerie, des actes conservés dans le Trésor des chartes, ainsi que dans les registres de la Chambre des comptes. Les regestes y sont groupés sous des vedettes thématiques, elles-mêmes classées par ordre alphabétique. Au début du XVIIIe siècle, un recueil des tables de la série des registres de la chancellerie est finalement établi, accomplissant le projet de Pierre d’Étampes de 1318 ; il connaît un certain succès puisqu’on en produit plusieurs copies.

En définitive, on observe trois méthodes pour employer ces registres :

  1. une lecture complète dans le but de réunir des actes concernant un dossier en particulier (par exemple, la recherche des actes portant aliénation indue du domaine royal). C’est ainsi qu’est réalisé le registre Croix-Armagnac sous Jean le Bon pour réunir les actes de don à héritage en ligne directe.
  2. la recherche d’un acte pour produire des vidimus (à partir des années 1290 au Parlement, de 1315 à la chancellerie). C’est ainsi que la famille de Garencières demande par exemple des vidimus de ses archives en 1350 : cela prend huit mois pour extraire trois actes des registres, alors qu’à partir des inventaires récents, nous sommes en mesure d’en identifier douze pour la première moitié du XIVesiècle.
  3. la non utilisation des archives. En 1327, la question des droits à la pairie du comte d’Évreux se pose : le roi envoie alors le chancelier pour lancer une enquête auprès des conseillers, mais pas dans les archives royales.

C’est cette dernière voie qui est privilégiée après les années 1320. En conséquence, on observe alors un recul de l’enregistrement après l’échec du travail de Pierre d’Etampes, l’enregistrement se restreignant aux seuls actes perpétuels (quelques centaines par an, soit 1-2 % des actes produits par la chancellerie). Le registre devient ainsi un réservoir des droits des sujets du roi, un réservoir dont l’existence manifeste le rôle du roi dans la défense des privilèges de ses sujets, mais dont l’utilisation réelle est nulle.

Les chercheurs du XXIe siècle restent dépendants des outils fabriqués au Moyen Âge et à l’époque moderne pour s’y retrouver dans le fonds et les informations qu’il recèle. L’objectif du projet Himanis est justement de proposer de nouveaux outils de recherche pour y accéder.

Les technologies numériques : le projet HIMANIS

HIMANIS, projet de recherche européen piloté par l’IRHT, a pour objectif de faciliter l’exploitation des données des registres en proposant une indexation automatisée de ces derniers.

Avant d’établir une nouvelle indexation, il convient de prendre en compte les inventaires et les index déjà existants (et accessibles depuis la Salle des Inventaires Virtuelles du CARAN-Archives nationales), mais divers :

  • inventaires des registres JJ 1 à 264, réalisés au début du XVIIIesiècle. Seuls les deux premiers volumes ont été placés en OCR, les autres inventaires sont accessibles en format image
  • index des noms de personnes au format papier
  • présence d’actes omis, indiqués dans un index accessible au format microfilm
  • inventaires analytiques publiés pour la période 1300-1349 (disponibles en EAD)
  • un inventaire dactylographié par volume pour la période 1350 à 1386
  • un inventaire analytique manuscrit pour le règne de Louis XII
  • des inventaires thématiques (anoblissements), manuscrits, établis au XVIIIe siècle
  • des inventaires géographiques
  • des éditions des actes, édités dans des volumes par région (le Poitou par Paul Guérin et Léonce Célier, Recueil des documents concernant le Poitou contenus dans les registres de la chancellerie royale française [1302-1502], 1881-1958 accessible en format xml : http://corpus.enc.sorbonne.fr/actesroyauxdupoitou/; la ville d’Amiens par Édouard Maugis, Documents inédits concernant la ville et le siège du bailliage d’Amiens, extraits des registres du Parlement de Paris et du Trésor des chartes, 1908-1921, disponible sur Gallica ; la Saintonge par Paul Guérin, Documents relatifs à l’histoire de la Saintonge et de l’Aunis… [1301-1321], 1884 ; les « pays de la Loire moyenne » par Bernard Chevalier, Les pays de la Loire moyenne dans le Trésor des chartes, Paris, 1993 ; etc.)

Le projet HIMANIS se propose de mettre en place une indexation des manuscrits historiques pour des recherches supervisées par les utilisateurs eux-mêmes. Il a été formé sur 4 objectifs :

  • reconnaître les mots
  • indexer les mots
  • identifier des scripteurs
  • recherche / négociation de contenu : problème des mots et de l’orthographe

Les opérations effectuées : comment enseigner la lecture aux machines ?

Les premiers résultats reposent sur la nécessité « d’apprendre à lire aux ordinateurs ». La première étape a donc été de numériser tous les registres de chancellerie en collaboration avec les Archives nationales. Les registres déjà numérisés et vérifiés représentent 30 000 images (Archives nationales, JJ 35-JJ 90) ; il reste les registres JJ 91-117, déjà numérisés, mais pas encore contrôlés, et les registres JJ 118-171 (pour le règne de Charles VI) dont la numérisation et la restauration sont en cours. Le corpus comprend également 19 registres de la Bibliothèque nationale (originaux et copies) disponibles sur Gallica, ainsi que huit formulaires de la chancellerie royale. Ce corpus comprend une grande variété d’actes royaux (amortissement, rémission, etc.) et de vidimus. C’est un corpus bilingue (latin/français) qui comprend deux modèles d’abréviations difficiles à assimiler pour les machines. L’analyse doit donc se baser sur les éditions préexistantes (selon la méthode « ground truth »), soit le travail d’édition xml de l’École nationale des Chartes pour les actes du Poitou ou encore le travail d’édition xml de l’IRHT pour le corpus des actes parisiens.

Le travail suppose l’alignement du texte et de l’image (selon la méthodologie du projet Oriflamms : http://www.agence-nationale-recherche.fr/?Projet=ANR-12-CORP-0010) : il s’agit d’associer le texte et l’image correspondante. Cet alignement peut être généré automatiquement (avec une correction manuelle) ou manuellement, ce qui permet un travail plus précis. Il repose sur l’utilisation de deux logiciels (LabelMe (A2iA) et Transkribus (opensource)). Pour apprendre à lire aux machines ligne par ligne, il est nécessaire de créer les référentiels linguistiques latin/français en utilisant des dictionnaires en ligne (Du Cange, Godefroy, Dictionnaire de Moyen Français 2015) d’une part, et des outils de lemmatisation (comme LGeRM –outil associé au DMF pour lemmatiser de mots de moyen français- ou Collatinus – outil développé dans le cadre de Biblissima pour lemmatiser les mots en latin) d’autre. Dans cette perspective, il faut créer des entités nommées (mots ou groupes de mots) afin de produire de façon automatique un index.

Perspectives

La création de référentiels est un enjeu pour les informaticiens comme pour les historiens.

Les premières réalisations concernent le double alignement texte/image. Cela permettra de faire des recherches par mots-clés (voir par exemple la plateforme Monk de l’université de Groningen / NWO). Le système permet de faire des recherches par mot, mot que la machine « lit » dans les pages numérisées et « tague » pour les faire apparaître en surbrillance dans le texte (à charge au chercheur de vérifier les propositions de la machine). Dans ce type de technologie, le chercheur peut se retrouver face à un texte avec des mots non identifiés par la machine, qu’il lui faut compléter par lui-même. À court terme, ce projet livrera des instruments de recherche améliorés avec la numérisation OCR des inventaires, la possibilité d’une navigation parallèle entre les instruments de recherche, les registres eux-mêmes voire des textes hors corpus et une visualisation cartographique.

Les objectifs avant 2017 sont de plusieurs ordres :

  • apprendre à lire aux machines : il s’agit d’un apprentissage ligne à ligne pour le moment, ce qui est une tâche laborieuse. Il faut également régler le problème des abréviations.
  • développer les résultats de la licence CCOO
  • un défi méthodologique en soi : comment mesurer la pertinence de ce que l’on fait ? Que faire des registres pour lesquels il n’existe actuellement aucun outil, tant médiéval que moderne ? Comment arriver à lier les problèmes de lemmatisation avec les aspects paléographiques ?
  • un défi historique en soi : comment faire de ces outils technologiques des outils d’une nouvelle étude historique des registres de la chancellerie royale ? Comment passer de l’étude ligne à ligne à l’étude acte par acte pour élaborer de nouveaux corpus et faire émerger de nouveaux questionnements ?
  • un défi humain : une fois que les informations auront été indexées, rangées, classées, comment les historiens pourront faire face à leur interprétation massive ?

On le voit, le projet fait face à des défis technologiques, juridiques et méthodologiques. Le recours au crowdsourcing est envisagé.

Vincent Denis (IHMC) : « Gestion et classement des données dans les bureaux des administrations, les collections et les bibliothèques, entre 1750 et 1800 »

Les travaux présentés ici sont le résultat d’une enquête menée par Vincent Denis et par Pierre-Yves Lacour, maître de conférences à l’Université de Montpellier (voir : Vincent Denis et Pierre-Yves Lacour, « La Logistique des savoirs. Surabondance d’informations et technologies de papier au XVIIIe siècle », Genèses. Sciences sociales et histoire, n°102, mars 2016, p.107-122).

La gestion de la surabondance d’information est un souci qui a provoqué des innovations et des améliorations, notamment à la Renaissance, dans les années 1890-1920 et à partir de la révolution informatique de la fin du XXe siècle. L’idée est de réfléchir sur la place du XVIIIe siècle dans la mise en place d’un système « moderne » d’indexation. Le XVIIIe siècle apparaît comme un moment faible sans innovation dominante : le registre-codex reste le support privilégié, avant l’apparition de la fiche mobile au cours du XIXsiècle. La période 1750-1800 est néanmoins dominée par le souci d’une gestion plus rationnelle de l’État, d’un accroissement des formes de communication écrite ainsi que de l’essor  de l’encyclopédisme et du classement scientifique. Finalement, les hommes du XVIIIe siècle ont fait preuve d’inventivité dans le domaine de « l’administration de papier », à travers les instruments et les pratiques pour l’indexation, l’extraction des informations, etc.

Trois domaines sont particulièrement touchés par cette volonté : la police et l’administration, les bibliothèques et le savoir scientifique. Ces trois domaines présentent en effet des outils convergents : policiers, bibliothécaires et savants manipulent des inscriptions, des étiquettes qui sont des marques de possession ou de fabrique, des marques d’exposition ou des cotes qui relient un objet à une inscription et qui facilitent la traçabilité. Des attitudes culturelles nouvelles apparaissent avec le développement de l’encyclopédisme : on recherche des moyens de gestion nouveaux et on développe de véritables utopies bureaucratiques. Quelles sont les conséquences sociales de ces pratiques nouvelles ? Pourquoi, à ce moment précis, apparaît une nouvelle forme de recherche d’informations ? Pourquoi cette nouvelle réflexion n’entraîne-t-elle pas une innovation matérielle des outils utilisés ?

L’information et son trop-plein : instruments de gestion pratiques

L’historien observe une tension récurrente entre la recherche d’unités élémentaires de savoirs et le trop-plein d’informations liées à leur accumulation. Ces unités élémentaires sont des écritures, que l’on peut stocker, transmettre, ou combiner. Dans les périodes précédentes (XVIe-XVIIe siècles), les pratiques intellectuelles s’orientent plutôt vers la collecte et la thésaurisation de ces fragments d’écriture destinés à être réemployés dans des recueils de lieux communs. Sous l’influence des juristes, on assiste en Europe (notamment en Angleterre) à l’invention du concept de « fait », tandis que la Révolution scientifique transforme leur statut en les mobilisant à l’appui d’hypothèses rivales.

Comme les faits, les inscriptions sont définies comme des pièces détachées, collectables, mobilisables. L’exemple le plus prégnant est la fiche mobile comme unité d’information finie et mobile. Les policiers, les savants et les bibliothécaires gèrent les inscriptions qui elles-mêmes mènent aux objets. Les trois champs de savoirs sont ici très différents.

La première des inscriptions est l’étiquette : elle agit comme une marque de fabrique ou de possession ; dans le cadre d’une exposition, elle contient la première description d’un objet ; elle porte souvent une cote, ce qui relie l’objet auquel elle est rattachée avec d’autres séries d’inscription. Il s’agit d’une importance nouvelle à l’époque des Lumières : ainsi, un individu qui circule sans passeport commence à être considéré comme suspect durant le XVIIIe siècle.

Cette production d’informations, d’inscriptions et autres, crée une surabondance d’informations (Histoire de la bibliothèque, Histoire de l’administration) : à la fin du XVIIIe siècle, même les contemporains ont conscience du « déluge » de papiers qui se développe. Dans les bibliothèques, les confiscations des Jésuites dans l’Empire en 1773 ou les grandes saisies révolutionnaires entraînent une arrivée massive de nouveaux documents, qu’il faut traiter, inventorier, classer, etc. Apparaît alors une attitude culturelle nouvelle, une préoccupation neuve des savants face à l’afflux de savoirs : l’ambition d’embrasser la totalité des connaissances disponibles. Sont alors développés des moyens de recherche nouveaux, ainsi que des utopies bureaucratiques « rationnalisatrices » pour le traitement des informations produites.

Différentes technologies de papier ont été mises au point au cours du XVIIIe siècle, notamment trois types d’instruments, depuis la collecte jusqu’à l’extraction de l’information. À chaque type d’instruments, on observe des phases de tâtonnements, d’essais pour rendre les technologies utilisées plus efficaces.

Sur le terrain, on utilise des instruments pour collecter les informations et organiser le travail de collecte de ces dernières (carnets de notes, registres des inspecteurs de police, procès-verbaux, tableaux) afin de les conserver ; dans un deuxième niveau, on met au point des instruments de plus en plus élaborés et standardisés pour transmettre l’information (bulletins, modèles d’étape, tableaux pré-imprimés). Cela correspond à une volonté d’économiser les écrits et la main-d’œuvre, avec le rêve de créer un monde sans papier et sans homme, uniquement composé de l’information brute. Enfin, dans la dernière étape, d’utilisation de l’information, dans les lieux de savoir et de pouvoir, ont lieu les transformations les plus spectaculaires, les investissements technologiques les plus forts : on utilise des outils pour enregistrer l’information : des jeux de registres nominatifs, comme dans les bureaux du Lieutenant général de police à Paris, des tableaux à colonnes pour les données chiffrées et mises en série, ou des fiches et des proto-fichiers, qui se substituent progressivement aux instruments classiques (registre/cahier, feuille volante) comme pour l’administration des galères. Par ces instruments, on cherche à canaliser l’information.

Des utopies systématiques sont imaginées à partir des années 1750 avec une volonté d’enregistrement généralisé des hommes et des choses, comme on peut le constater avec le Mémoire pour la réformation de la police de France (1749) destiné à recenser toute la population parisienne (dont on notera que l’auteur, Jean-François Guillauté, participe également à l’écriture de l’Encyclopédie). Pour recenser toute la population parisienne, l’administration utiliserait un bordereau par immeuble, puis par rue, puis par quartier ; une machine (appelée « serre-papier ») donnerait le bordereau précis à la demande. On observe un projet semblable concernant les saisies révolutionnaires : en l’an II, apparaît la volonté d’étiqueter tous les objets culturels et de placer toutes les informations dans un inventaire sous forme de tableau (c’est le projet du médecin Félix Vicq d’Azyr). Cet outil permet de reconstituer l’historique de chaque pièce à partir d’étiquettes qui sont utilisées pour produire des inventaires rédigés sous forme de colonnes (qui contiennent, pour chaque lot, ses caractères et sa filiation), puis des catalogues méthodiques pour la redistribution des objets sur le territoire national. Vers 1800, un projet policier de dénombrement et d’identification de chaque individu se met en place (fondé sur un passeport qui est en fait une carte d’identité, avec l’adresse sous forme de code numérique, numéro de département, de commune et de maison). Ces trois projets reposent sur une démarche similaire de codification numérique pour localiser les hommes et les choses.

Conséquences du développement de ces technologies

Ces technologies transforment en profondeur le travail administratif : les bureaux doivent être modifiés, les procédures sont simplifiées, davantage encadrées et codifiées avec une déqualification des agents qui se livrent à la manutention du papier et l’apparition de nouvelles fonctions (ainsi une partie du travail du scribe est progressivement rendue inutile par l’usage des feuilles préimprimées). On remarque aussi une augmentation du personnel et l’établissement d’une nouvelle hiérarchie qui reflètent le « démon de l’écriture » qui s’est emparé de l’État. Ce monde de papier a été également ses « héros » : durant la Révolution, les acteurs de la Comédie française ont été sauvés grâce au commis qui a mangé les dossiers, en papier.

Inertie des pratiques

Malgré tout, sur le terrain, le registre reste le réceptacle privilégié. Même si un système de fiches est mis en place (comme Buffon), le grand livre final reste l’objectif. Selon Marcus Krajewski, le premier catalogue moderne de bibliothèque remonterait au début des années 1780 à Vienne (enregistrement des ouvrages par un système de cartes) ; il s’agit en réalité d’une étape dans les innovations techniques pour l’élaboration des catalogues qui seront mis en forme de volume relié. De même, les saisies révolutionnaires consistent souvent en série de fiches avec un petit trou pour les mettre en fichier pour les classer par ordre alphabétique mais l’objectif final est toujours le codex récapitulatif. Ces fiches sont donc conservées lorsque le projet échoue (pas de registre), mais elles sont détruites lorsque le codex final a pu être rédigé.

Conclusion

On observe finalement des tentatives de substitution du codex dans un monde qui a du mal à s’extraire d’usages multimillénaires. Ces tentatives prennent place dans un moment d’émergence d’une culture professionnelle autour de la gestion de l’information, comprise au sens large pour différents domaines. La chronologie varie bien sûr d’un pays à l’autre, mais il s’agit d’un phénomène général, avec l’apparition de la métaphore de la machine. Il y a finalement un échec dans la question de la gestion de l’information : dans les procédés utilisés au XVIIIe siècle, on reste sur des technologies de papier qui ne mobilisent pas les données « dématérialisées » mais des inscriptions qui permettent de trouver des objets.

François Bougard (IRHT) : « Archives privées du haut Moyen Âge : un inventaire toscan du milieu du VIIIe siècle »

L’objectif est ici de mettre en lumière les premiers inventaires d’archives du haut Moyen Âge à partir d’un document du VIIIe siècle conservé dans les archives archiépiscopales de Pise et étudié en 2004 par Antonella Ghignoli (« Su due famosi documenti pisani del’VIII secolo », Bulletino dell’Istituto storico italiano per il medio evo, 106/2, 2004, p. 1-69. Voir : https://www.academia.edu/1440070/Su_due_famosi_documenti_pisani_dellVIII_secolo). L’époque n’est pas encore aux mises en relation des informations entre elles ou de leur indexation, mais à la mise en forme de listes. Le document sur lequel la présentation se base est quasiment unique : c’est une pièce isolée dans la documentation du haut Moyen Âge. Il permet pourtant de poser des questions en terme de gestion de la mémoire des années passées, de méthode pour trouver une information dans une série de données, de la place des archives familiales dans les archives d’institutions ou encore de la perception de la notion même de l’inventaire (de documents ? de droits ?)

Le document présenté est un breve de moniminas, conservé dans les archives épiscopales de Pise et copié en cursive lombarde sur une pièce de parchemin. S’il s’agit bien d’une suite de documents énumérés selon un certain ordre, il ne s’agit pas d’une liste au sens visuel (les numéros ont été attribués par l’éditrice mais n’apparaissent pas dans le texte). Ce texte est le résultat d’une enquête judiciaire. Les mentions dorsales indiquent qu’il s’agit de titulus (mentions du XIe siècle), mais le texte lui-même identifie les actes par des titres dont François Bougard suppose qu’il s’agit de ceux présents au dos des actes eux-mêmes. Certains des textes contiennent également des traces d’oralité.

Le titre du breve annonce 88 documents, mais il y a en réalité 95 entrées. Il annonce des « monimina » et des « brevi » (monimina désignant un document qui sert à dire le droit, incluant donc les cartule et les precepti). Si nous enlevons de l’énumération les actes qui ne sont ni monimina ni breve, le total des actes se monte à  77 cartule et 11 brefs, ainsi que des lettres et des actes annulés (dits capilati). Cette liste permet donc de faire apparaître un ensemble très large de catégories documentaires du viiie siècle italien.

Quelles sont les documents présents dans cette liste ? Nous trouvons 20 préceptes émanés du roi, et autres cartule, brefs et lettres ; 34 actes de vente ; 5 donations ; 4 « cauto », actes de crédit (n°16, 42, 44, 45) qui ont donc une durée plus limitée que les actes de vente de biens immeubles, actes qui peuvent ne pas se conserver à l’échéance du terme de paiement. La nature même de la transaction a un impact sur la conservation de tels actes. Cela explique également pourquoi deux des quatre cauto sont cappilato (c’est-à-dire cassés) car ils sont arrivés à échéance. Sur les actes cassés, il faut signaler ici l’acte n°86, précepte annulé. Le fait qu’il soit identifié comme un « précepte » laisse supposer qu’il s’agit d’un document royal, accordant, d’après son résumé, un affermage des salines royales (donc contrat qui sera révoqué à son échéance). On le voit, le document arrivé à son terme et donc sans plus aucune valeur juridique n’est donc pas détruit (seuls les documents reconnus comme faux sont détruits).

Du point de vue de la nature des transactions, la liste est d’une grande variété : n°1, 19, 38, quittances pour l’acquisition du mundium (tutelle juridique d’un esclave, d’une femme, etc.) ; n°53 et 71, jugements rendus et reconnaissances ; n°14 et 28, convenentia ; n°69 et 74, dispensatio (donations relativement détaillées dans leurs clauses juridiques) ; n°33, affranchissement de deux femmes et d’un homme ; n°29, cartula de morte (soit l’engagement à payer une amende) ; n°25, livellaria (bail). Une telle variété reste rare pour l’espace franc.

Le document est dit « bref » ce qui signifie qu’il n’a pas de valeur juridique en soi : il s’agit d’une simple liste, sans authentification. L’attribution à une personne en particulier est donc difficile. Le seul élément qui permette d’associer cette liste à un individu est l’explicit « Domnucianus episcopus » : il s’agit d’un personnage peu connu, mais assurément de l’évêque de Pise (dans la deuxième moitié du VIIIe siècle). L’inscription du nom de l’évêque n’est pas un élément de datation du document en soi, mais il s’agit probablement plutôt d’une référence à l’autorité locale, peut-être celui qui a ordonné de faire la liste. Autre élément de datation, le nom d’un archidiacre décédé (acte n°5, Alateus) : cet individu est connu dans la documentation pisane, avec une datation entre 763 et 769.

Quel est l’objet de ce document ? Il est fait état de restitution (« Breve de moniminas quem reddidet Teuspert), mais il s’agit plutôt d’un procès-verbal de consignation d’une liste de documents. La question est plutôt de comprendre le passage de ce document à une femme, puis à l’église. En effet, le nom d’Alahis apparaît à plus de quarante reprises : dans 30 de ces mentions, Alahis est acheteur du bien. On pourrait ainsi se demander s’il s’agit d’un laïc qui aurait conservé ses archives (acquisitions). De même, l’archidiacre Alateus apparaît à plusieurs reprises (dans les préceptes royaux notamment) : on peut se demander s’il ne s’agit pas d’un même groupe familial.

Parmi les destinataires, on trouve l’église de Saint-Pierre-aux-Sept-Pins, institution qui reçoit au final l’ensemble des archives. Du coup, l’historiographie appelle ce document « les archives d’Alahis ». Qui est Alahis ? Il est attesté à partir de 710 en lien avec la cour royal : il est le responsable local (gastald) de la cité de Lucques. On trouve également d’autres niveaux sociaux, notamment Alateus, qui est diacre puis archidiacre, en charge de la gestion de l’église de Saint-Pierre-aux-Sept-Pins, église probablement fondée par des laïcs locaux. Pourquoi ces documents sont-ils confiés à des femmes (Teuspert et Ghittia) et non à l’église ? Il pourrait s’agir de veuves qui entrent à l’église, d’où la confusion progressive des archives des deux groupes. Ici, Teuspert consigne au bénéfice de sa parente et donc, finalement, à l’église, les documents, les comptes, mais aussi un trésor. L’identité patrimoniale d’un possesseur est clairement indiquée. On peut supposer que de tels documents devaient être nombreux à cette période, ce contexte de production des documents n’étant pas singulier.

Laurent Feller (Lamop) : « L’écriture de l’histoire du Mont-Cassin au XIIe siècle : entre chroniques et documentation pragmatique »

CHASTANG P. et FELLER L., « Classer et compiler : la gestion des archives du Mont-Cassin au XIIe siècle », dans Écritures de l’espace social. Mélanges d’histoire médiévale offerts à Monique Bourin, 2010, p. 345-368.

MARTIN J.-M., CHASTANG P., CUOZZO E., FELLER L. et al. (éd.), Registrum Petri Diaconi (Archivio dell’abbazia, Reg. 3). Edizione e commento, Istituto storico italiano per il Medio Evo / École française de Rome.

Avec un cartulaire des années 1131-1133, un chartrier et une chronique, les archives du monastère du Mont-Cassin sont d’une extrême richesse, mais elles ont été réorganisées à partir de 1955 (suite à leur retour au monastère après un déplacement à Rome durant la 2e guerre mondiale). Cette réorganisation des archives a créé un nouveau filtre entre la mise en place des archives et le chercheur du XXIe siècle. Aussi il convient de déterminer ce qui était disponible au début du XIIe siècle pour comprendre comment a été construite une mémoire historique propre au Mont-Cassin en travaillant à la fois sur le chartrier, la chronique de Léon d’Ostie (fin XIsiècle) et le cartulaire de Pierre Diacre (XIIsiècle). Comment les archives du Mont-Cassin sont-elles gérées et quels rapports entretiennent-elles avec l’écriture de l’histoire ?

Que savons-nous de l’organisation du chartrier à partir des Xe-XIe siècles ? La question a été finalement peu abordée : les archivistes du XXe siècle pensaient que chaque prévôté gérait en interne ses propres archives, ce qui signifierait que l’abbaye-mère ne conservait que les chartes les plus prestigieuses (fondations, etc.), ainsi que les actes privés qui concernent l’abbaye en propre. Les prévôtés avaient pour elles une véritable autonomie économique et à ce titre auraient constitué un centre d’archivage interne. Plusieurs éléments viennent néanmoins contredire cette hypothèse : dans les archives du Mont-Cassin, nous trouvons des actes qui concernent ses dépendances (notamment des donations), sans mention du prévôt local. De plus, il semble qu’un certain nombre d’abbés ait géré personnellement les domaines des dépendances. Nous trouvons en tout cas des actes les présentant comme acteurs de plein droit des transactions et, même lorsque l’acte est établi au nom du prévôt, celui-ci précise toujours qu’il a obtenu le consentement de l’abbé.

Comment répondre alors à la question de l’organisation du chartrier ? L’étude des mentions dorsales peut être un point intéressant. Pour la prévôté de San Liberatore alla Maiella, nombre de documents du Xe siècle comportent des mentions dorsales des XIe-XIIe siècles, avec parfois des mentions dorsales proches des regestes. Ces mentions dorsales peuvent servir au-delà de la seule fonction d’archivage : un de ces regestes porté sur un document original a été recopié in extenso dans la chronique de Léon d’Ostie. De même, lorsque des moines doivent déplacer les archives, des listes de documents sont établies (deux pour le XIIe siècle-aux environs de 1130). Là encore ces listes ont servi à Léon d’Ostie pour établir l’histoire du monastère ; l’équipe entourant Pierre Diacre a probablement établi également des listes de documents, servant de matériaux au chroniqueur. Pour cette dernière liste, l’analyse succincte des documents montre que les 323 documents mentionnés sont organisés dans le même ordre que dans le cartulaire, même si celui-ci contenait déjà plus de 700 documents.

La mise en liste des documents s’apparente alors à la mise en ordre des archives (puisque liste et cartulaire suivent le même ordre). Au début du XXe siècle, la première liste, celle de l’équipe de Léon d’Ostie, a été éditée : elle contient 510 documents d’archives classés selon la même structure que la liste établie sous la direction de Pierre Diacre, à l’exception du fait que les donations sont présentées sous la forme d’un classement topographique. Pour Laurent Feller et Pierre Chastang, il pourrait s’agir du cadre d’un nouveau cartulaire en attente, ou d’une liste d’archives, telle que celle étudiée par François Bougard ci-dessus.

Le classement des archives du Mont-Cassin a été un travail de longue haleine, puisqu’il a eu lieu au XVIIIe siècle (et est resté tel quel jusque dans les années 1950-1960), en utilisant comme cadre de classement la structure du bâtiment des archives lui-même (numéro des salles, dites aula). Chaque salle contient des meubles d’archives contenant des tiroirs, appelés capsula. Les documents sont roulés (ils ne sont pas conservés à plat ou pliés), puis réunis ensemble par une feuille de papier appelée fascicoli (fascicule). Le classement se fait selon une échelle emboîtée, depuis le numéro de salle, de capsula, de fascicule puis de pièce. Prenons un exemple : jusque dans les années 2000, le classement des archives du fonds de San Liberatore est topographique, puis par castrum et par commune. L’unité d’archivage est le castrum ou la prévôté, ce qui permet de comprendre le mode de gestion domaniale : il y avait association entre unité territoriale de gestion et unité archivistique de gestion. Le nouveau classement, quant à lui, est topographique (géographique), puis chronologique ce qui enlève l’histoire de l’utilisation des archives elles-mêmes, alors que l’inventaire ancien permet d’observer l’histoire de l’archivage des actes au Mont-Cassin. Il est donc en définitive difficile de savoir comment étaient conservées les archives du Mont-Cassin, même s’il semble que les actes de fondation et de privilèges, les plus prestigieux, aient été conservés à part et que les actes de la pratique aient été conservés de façon topographique, sans qu’il soit possible de distinguer entre les actes conservés dans l’abbaye et ceux conservés dans les dépendances.

Hormis cet archivage, les éléments documentaires permettent de comprendre l’utilisation qui pouvait être faite des archives par les membres de l’institution. La chronique entreprise sous la direction de Léon d’Ostie a eu plusieurs visées : si la première était de présenter la Vie de Didier grande figure du Mont-Cassin du XIe siècle, la suivante s’est révélée être bien plus large, puisqu’il s’agissait de faire l’histoire du monastère lui-même, depuis ses origines jusqu’à l’abbatiat de Didier. L’abbé Oderisius a expressément demandé à Léon d’Ostie de produire une histoire du monastère mais aussi de son patrimoine et de ses dépendances. Ainsi, dans la chronique de Léon d’Ostie, des documents sont intégrés afin de participer à la constitution de l’histoire même du Mont-Cassin. La chronique est nourrie des analyses des actes mises sur le même plan que le texte narratif, au point que la chronique ressemble à un cartulaire-censier, lorsqu’il s’agit d’énumérer des biens ou de décrire des évènements précis. Dans certains cas (comme celui de l’histoire de la dépendance de S. Maria de Luco), la chronique (connue en deux versions, une première vers 1100-1105, une seconde augmentée peu après) fait état, dans un premier temps, d’un faible niveau d’information, même s’il est possible qu’il y ait eu des documents concernant la gestion de cette dépendance. Dans la version augmentée de la chronique, les informations concernant cette dépendance sont bien plus riches, parce que Léon d’Ostie a fait faire une enquête (et notamment la liste des églises dépendantes). Sans la chronique et l’enquête intégrée dans le texte narratif, l’ensemble de ces informations auraient été perdues. Sous quelle forme se trouvaient ces informations ? Léon d’Ostie a-t-il utilisé uniquement les témoignages des correspondants locaux ou a-t-il utilisé également des documents présents dans les archives de la dépendance ? C’est également le cas dans la description de l’action de l’abbé Aligerne (fin IXe siècle) : à cette période, la communauté du Mont-Cassin, qui se trouve dans le monastère de Teano, subit un incendie qui détruit une part importante des archives. L’abbé opte alors pour une politique offensive de recouvrement de ses droits et de remise en affermage des terres et en profite pour restructurer le patrimoine de l’abbaye. Or sur cet épisode de la vie de l’abbaye, nous disposons de peu d’informations en dehors de celles de Léon d’Ostie (et pour cause), même si clairement celui-ci n’indique pas l’ensemble des archives qu’il a eues en main.

Cette technique sélective de Léon d’Ostie est reprise par Pierre Diacre qui a cherché les documents dans la chronique de Léon d’Ostie pour les insérer dans le cartulaire (à l’exception des contrats agraires qui devaient faire l’objet d’un registre à part). Dans cette nouvelle opération documentaire, près de 60% des actes copiés dans le cartulaire sont également présents dans la chronique de Léon d’Ostie. On le voit, le lien entre chronique et cartulaire devient de plus en plus flou, associant l’un et l’autre dans la volonté d’une mise par écrit de la mémoire, mais sans volonté d’exhaustivité.

Ainsi, l’autorité des documents diplomatiques est augmentée par leur insertion dans la chronique qui gagne elle-même en authenticité. L’histoire institutionnelle se fait, là, par la question de la protection du patrimoine.

Pierre Chastang (DYPAC) : « Bertrand Paul, notaire du consulat, usager des archives de Montpellier à la fin du XIVe siècle »

Le registrum memoriale (AM Montpellier, BB 120) est un registre tenu successivement par deux notaires du consulat de la ville de Montpellier, Bertrand Paul (1397-† 1400) puis Jean du Pin (1401-1421). Il a été redécouvert en septembre 2011 dans le fonds des archives du XVIe siècle et étudié par Geneviève Dumas en 2014 (« Le livre de mémoires des notaires Bertrand Paul (1397-1400) et Jean du Pin (1401-1419) : gestion documentaire et mémoire urbaine », dans Les identités urbaines au Moyen Âge. Regards sur les villes du Midi français : Actes du colloque de Montpellier 8-9 décembre 2011, 2014, p. 81-92). Édité partiellement par Oudot de Dainville, c’est un registre sur papier au format demi in-folio, de 115 mm de large sur 295 mm de haut, qui compte 47 feuillets. Le format du registre renvoie aux pratiques de tenue de comptes, à la fois mi-privées / mi-publiques, notamment des comptabilités d’hôpitaux. Il contient l’écriture au jour le jour de ce que ces deux notaires ont à faire et de ce qu’ils font : c’est donc un document produit par des usagers des archives. Le document peut ainsi servir à une histoire matérielle et sociale des archives (comme l’a indiqué F. de Vivo). Il permet de suivre la place des archives dans le travail administratif des consuls de Montpellier au XIVe siècle.

  • Le registre

Le titre est le suivant : « Memoriale mei Bertrandi Pauli pro factis consulatus ». La fin du registre consiste en listes et notes diverses (entre les folios 35v° et 45-47v°). Au départ, il s’agit clairement d’un registre personnel, celui de Bertrand Paul, transmis à son successeur en 1400. Cette transmission outrepasse complètement la personnalisation initiale du registre car la transmission s’est faite via le fonds des archives municipales. Sorte de vade-mecum, il est faiblement organisé ; il contient des séries d’unités textuelles (qui correspondent aux memorie), on en trouve ainsi 182 pour l’année 1397. Il est écrit dans une écriture cursive régulière, mais sans caractérisation par rapport aux registres de notaire ou de délibération. Le registre se caractérise également par un bilinguisme latin/occitan, sans diglossie, avec la domination du latin, à la manière des notaires. L’écriture de ce registre s’inscrit donc dans une pratique d’écriture assez commune aux pratiques des notaires.

Le registre memoriale est cependant dépourvu de tout caractère authentique : il s’agit du livre de la mémoire des faits établis par les notaires. Que contient-il ?

  • de petites notes, proches des brouillards de notaire
  • des notes « annalistiques »
  • des notes informatives (informations prises sur d’autres documents et qui peuvent apparaître nécessaires au travail des notaires)
  • une sorte de « to-do list » : ce qu’il reste à faire, à écrire, à copier, etc. et des prescriptions générales liées à la fonction de Bertrand Paul.

Il n’y a clairement pas de typologie claire qui ressort de ce manuscrit, mais il est certain qu’il n’est pas lié à la production d’actes au quotidien. Mais il fait ressortir une sorte de formalisation par les acteurs eux-mêmes de ce qu’ils ont à faire.

  • Le notaire et les archives de la ville

Pour Geneviève Dumas, ce registre permet d’approcher le travail des notaires au tournant des XIVe-XVe siècles, défini par les fonctions suivantes : repérer (dans les archives), récupérer (sortie des archives) et restituer (remettre dans les archives) des documents. D’une manière générale, leur travail est dominé par l’empirisme : le notaire lit beaucoup de choses autour des documents produits.

Quelles archives consultent-ils ? Les archives de l’administration urbaine et les archives de la communauté politique.

Le registre donne également accès au système de classement des archives, en usage à la fin du XIVe siècle :

  • classement chronologique, avec les registres de notaire de la ville et des minutes
  • système de repérage pour certains registres spécifiques (thalami, liber rubeus)
  • classements pratiques : mention des caisses de bois qui contient des archives spécifiques
  • système de cotation (cassette 20C, 20A, etc. ou des cotes figurées (la rose, etc.)

Leurs usages documentaires renvoient également à des lieux et à des moments spécifiques de l’histoire de la ville : on trouve ainsi le tabularium (bureau de l’administration urbaine, l’archivium et la sacrista (archives situées dans les chapelles de la maison consulaire). On suit ainsi la pluralité des temporalités : en effet, depuis 1259, les archives de la communauté sont divisées en deux groupes, le grand chartrier (qui contient notamment les inventaires) et les archives courantes. On trouve ainsi dans le registre la mention des achats de meubles des archives, ainsi que les cotations portées sur les tiroirs, renvoyant à une répartition des archives en lettres et en chiffres.

Le registre permet de suivre également l’administration par les archives ou les archives utilisées dans le cadre de l’administration : elles constituent une part importante du travail quotidien des deux notaires, avec l’idée que leur consultation quotidienne fait partie de leur travail. On peut mettre en balance les formes de travail du notaire avec la typologie de l’écriture pragmatique telle que H. Keller l’avait proposée en 1990 : cette typologie peut être associée à la Vorschrift (prescription), Mitschrift (notation), Nachschrift (réécriture) et Fortschrift (remploi). Nous observons alors la chaîne du travail administratif depuis les archives comme ressources jusqu’aux archives comme lieux de conservation de la mémoire (collective). Il faut également replacer cette « monumentalisation » des archives au sein de l’espace mémoriel dans la période 1250-1360 qui est celle de la plus grande autonomie du consulat.

En dernier lieu, il faut recontextualiser le document : la fin du XIVe siècle est marquée, pour la ville de Montpellier, par le renforcement très prégnant du pouvoir royal français dans la ville et par la mise en place de deux séries documentaires (cérémonial des notaires de la ville et registre mémoriel des notaires eux-mêmes). Nous sommes donc dans une période de dépolitisation de la fonction de l’administration urbaine. Il n’est jamais fait allusion aux délibérations du conseil municipal, preuve, sans doute, de cette dépolitisation.

Anne Conchon (IDHES) : « Classer et répertorier : quelques réflexions sur les archives du Contrôle général »

Au XVIIIe siècle, la monarchie française devient une monarchie administrative. Le contrôle général des finances connaît alors une intense activité administrative. Le département des Ponts et chaussées est une administration éclatée entre les bureaux de l’Intendant (Trudaine père et fils) et les trésoreries générales des Ponts et chaussées (sur ce point, voir l’intervention d’Anne Jolly au séminaire « Administrer par l’écrit » du 12 février 2016). Le contexte est là aussi le développement des technologies de papier, des écrits de travail et au travail. En se basant sur les recherches portant sur cet aspect et sur la sociologie des outils de gestion, il est possible de chercher à comprendre les archives du contrôle général des finances au sens d’une analyse cognitive de l’action publique.

Deux « départements » de l’administration royale sont intéressants : en premier lieu le contrôle général des finances (dont dépendent les trésoreries générales des Ponts et chaussées), qui contient à la fois des archives centrales (Archives nationales, série F 14) et des archives des officiers locaux (Archives nationales, série C). Ce service et, particulièrement les trésoreries générales des Ponts et Chaussées, connaissent une intense activité administrative au XVIIe siècle, avec une augmentation à la fois de l’effectif des officiers et des archives produites, ainsi qu’un dynamisme politique de la monarchie vis-à-vis de l’ensemble des moyens de transport. On le voit, ce premier service constitue une administration éclatée, tant du point de vue du travail de ses officiers que des archives produites. Le second « service administratif » est le Conseil du Roi, incluant le bureau des péages (gérant les droits de bac, de pêcherie ou de moulins). La commission des péages est une commission extraordinaire du conseil chargée de la vérification des péages et qui collabore avec l’administration des Ponts et chaussées.

Nous sommes, avec ces deux institutions, face à deux configurations bien différentes : la documentation permet une connaissance fine pour le bureau de la commission des péages, alors que, pour les Ponts et Chaussées, il y a un vrai désordre des archives avant la Révolution. Qu’est-ce qui est en jeu dans la constitution des inventaires et des classements dans ces administrations ? Dans quelle mesure cette constitution appartient-elle de plein droit à l’action administrative ? Trois points ressortent dans cette perspective : on observe d’une part la nécessité pratique à classer les archives très nombreuses ; d’autre part, la nécessité de mettre en place, en conséquence, des procédures de classement, ce qui oblige les officiers à repenser les temporalités des procédures ; enfin, cela permet de comprendre l’utilisation des archives dans le système administratif.

Un constat : une masse impressionnante d’archives

Les écrits produits par les services administratifs sont très nombreux et très divers ; leurs fonctions sont également très diversifiées dans l’organisation du travail administratif, que ces documents aient une valeur juridique ou non. L’écrit est alors utilisé comme vecteur d’information, d’envoi d’ordres et de prises de décisions. Les officiers rencontrent cependant plusieurs problèmes : la hiérarchisation des écrits (les pièces sont numérotées), mais aussi le nombre important de copies (pour un même document, il y a la nécessité d’en posséder plusieurs exemplaires). De plus, on observe une intrication entre les écrits strictement administratifs et les écrits privés, puisque les officiers ont tendance à regrouper toutes leurs archives en un même dossier.

Il faut gérer la masse considérable des écrits, ce qui suppose une division sociale du travail d’écriture avec la multiplication des commis au cours du XVIIIe siècle. On observe une place très forte accordée à l’écrit voire à l’ordre de classement chez les agents des Ponts et Chaussées. Dans le même temps, ces écrits rendent compte d’interaction de commissions, avec des places diverses, une distribution des tâches entre les commis et les autres membres des services (même si ces commis restent très largement anonymes). Une évolution se met cependant progressivement en place avec la définition de tâches spécifiques (les « parties ») dévolues aux premiers commis, soit les garçons de bureau. Trudaine père avait trois premiers commis, qui logeaient hors de l’hôtel de Trudaine. L’effectif de ces commis augmente largement à la fin du XVIIIe siècle : à la Révolution, le contrôleur général a 29 commis pour l’aider dans ses fonctions.

L’apparition de procédures de classement

Certaines procédures sont liées à l’organisation du travail administratif : les modes de classement sont très divers, depuis des classements chronologiques, géographiques (par lieu ou par généralité) ou encore thématiques. À partir des années 1760, on observe, sur les documents eux-mêmes, des traces d’archivage. De même sont instaurées des nomenclatures routières afin de pouvoir uniformiser les informations.

Cependant, ce classement apparaît encore comme incertain et le plus souvent postérieur : les dossiers sont classés d’abord par ordre alphabétique et les inventaires sont réalisés a posteriori. Ainsi, pour les dossiers ayant trait aux péages, le classement se fait par chemises : un numéro pour chaque chemise ; en tête, on trouve un sommaire (état des titres, mais sans aucun numéro, aucune lettre ni aucun signe distinctif) présenté de manière chronologique ; puis des copies de pièces.

Les inventaires et les répertoires constituent un autre système de classement : par exemple, un inventaire est désigné par « 104 cartons », il contient en effet le numéro des cartons. Il s’agit à la fois d’un inventaire des gestionnaires et des comptes de péage pour les particuliers. Cependant tous les documents portant sur ce sujet n’ont pas été classés ni inventoriés.

Du point de vue de la dimension matérielle de ces classements, on sait que le rangement matériel des archives s’opère au sein même des administrations, par l’intermédiaire d’outils produits par elles (notamment la présence de linéaires de rayonnages).

Dans quelques cas, les archives peuvent être amenées à changer d’affectation :

  • soit à la mort ou à la résignation des membres de l’administration. Ainsi si le greffier de l’un des services meurt en charge, obligation est faite de déposer toutes les pièces sur lesquelles il avait à travailler au bureau du Louvre afin d’en faire l’état / l’inventaire. Mais cela pose problème car du coup le service ne peut plus fonctionner.
  • soit au moment du récolement ou de la recomposition administrative, notamment à la Révolution. C’est à ce moment que le désordre des archives des Ponts et Chaussées apparaît au grand jour, notamment sur la question des archives centrales et des archives locales. Or les autorités départementales ont besoin des archives des services locaux des Ponts et Chaussées pour la gestion des routes et des ponts.
  • soit lors de recompositions administratives (par exemple nécessité de recompilations, de centralisation des informations sur les cours d’eaux). On dresse alors des inventaires des législations d’Ancien Régime. C’est le cas de la constitution de la collection Poterlet, administrateur puis directeur de l’administration des Ponts et Chaussées, qui a été mandaté pour classer les archives du service des Ponts et Chaussées (jusqu’à l’achat de pièces remontant au XIIesiècle) : suite à ces travaux, il produit des tables et des inventaires des archives.

La place des archives dans l’administration

Il faut enfin s’interroger sur la fonction de ces écrits et les resituer dans leur contexte de production, donc comme outils dans l’évolution même du travail administratif. Si la mobilisation du personnel est effective dans cette tâche, nous avons finalement très peu d’informations sur la rédaction des inventaires, sur le classement et le déclassement des dossiers en lien avec la vie des bureaux. Si on a pu voir l’accroissement général du nombre de commis, le travail d’inventaire n’est en revanche pas le travail des petites mains.

Le classement est clairement mis en œuvre dans les pratiques de travail de l’administration : ces classements développent un caractère propre à l’affordance, c’est-à-dire la capacité des outils à être utilisés à la fois pour des usages administratifs mais aussi dans une pleine capacité de jouer le rôle d’accès aux archives. Cette logique du processus administratif, dans lequel les documents peuvent servir à la fois en tant que tels mais aussi dans un but plus lointain, est à rapprocher de la logique des chaînes d’écriture.

Ces outils de gestion de la documentation produite au sein des administrations constituent finalement des observatoires du travail administratif lui-même. Ils doivent donc être replacés dans le contexte de formalisation que connaissent les tâches administratives dans le courant du XVIIIe siècle (notamment avec la diffusion des documents préimprimés).

Le compte-rendu est disponible sous forme pdf : journee-administrer-les-archives_seminaire-administrer-par-lecrit_compte-rendu


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